Japsu kehittelee tällä sivulla tuotteistettua ns. Conikuvat.fi-tapahtuman mallia, joka on tarkoitettu valokuvausvastaavan työkaluksi tapahtuman valokuvauksen suunnittelussa ja järjestämisessä. Dokumentti toimii pohjana ns. vastaavasuunnitelmalle, jonka valokuvausvastaava esittää tapahtumalle sen tarpeisiin räätälöitynä. Dokumentin tavoitteena on tuotteistaa tapahtumavalokuvausta sellaiseen pisteeseen, että tapahtumavalokuvauksessa onnistuminen onnistuu vähemmällä työmäärällä ja stressillä ja kaikilla sidosryhmillä on toisiaan vastaavat odotukset.

Yleiset periaatteet

Kuvien nopea julkaisu

• osallistujien kiinnostus kuvia kohtaan on korkeimmillaan tapahtuman päättyessä ja laskee siitä nopeasti
• siksi on ensiarvoisen tärkeää, että suurin osa kuvista julkaistaan jo tapahtuman aikana tai mahdollisimman pian sen jälkeen
• tapahtuman on tarjottava kuvaajille mahdollisuus kuvien käsittelyyn tapahtumapaikalla (ks. erityiset tarpeet allah)
  • kuvankäsittely otetaan huomioon kokonaistyömäärässä ja aikataulutuksessa – pääsääntöisesti 1 h kuvausta vaatii 1 h käsittelyä
  • lainakoneita kuvankäsittelyyn esim. 1–2 kpl (lainattavissa coniläppäreiden ohella), softina adobe photoshop ja adobe photoshop lightroom classic

Tapahtuman osallistujien yksityisyyden kunnioittaminen

• valokuvaus on osa perustuslain turvaamaa sanan- ja ilmaisunvapautta
  • yleisellä paikalla saa kuvata ja pääsääntöisesti yleisellä paikalla otetun kuvan saa julkaista
  • jokaisen yksityiselämä on turvattu, henkilötietojen suojasta säädetään henkilötietolailla
  • tasapainoilua näiden perusoikeuksien välillä
• otettaessa kuvia joissa pääosassa on yksittäinen osallistuja tai pieni joukko osallistujia, pyritään tiedustelemaan näiden lupaa kuvan ottamiseen
• yleiskuvaamisen dokumentaarisen luonteen vuoksi kaikissa kuvaustilanteissa tämä ei kuitenkaan aina ole mahdollista
  • "anteeksi on helpompi saada kuin lupa": kunnioitamme kuvien poistopyyntöjä

Valokuvaajan tekijänoikeuksien kunnioittaminen

• odotetaan valokuvaajan nimen mainitsemista tekstimuodossa missä tämä on teknisesti mahdollista
• kuvaajat voivat halutessaan vesileimata kuvansa, vesileimattomia kuvia pyynnöstä

Yleis- ja ohjelmakuvaamisen kattavuuden johtaminen

Yleiskuvaajien johtaminen on ratkaisevan tärkeää sen suhteen, mitä kuvauskohteita kuviin päätyy. Jos kuvaajille ei tarjoa valmista palettia kuvattavia kohteita, he kuvaavat omia kiinnostuksen kohteitaan ja sitä mitä on helppoa ja mukavaa kuvata. Tämä ei aina korreloi tapahtuman edun kanssa. Tapahtuman etu on edustava yleiskuvien kattavuus sekä taiteellisesti ja teknisesti laadukkaat markkinointikelpoiset yleiskuvat.

Kuvien pitkäaikainen arkistointi

• conikuvat.fi:ssä ikuisesti

Mitä valokuvataan

Kukin Conikuvat.fi-tapahtuma hyödyntää yhtä tai useampaa näistä moduuleista. Lisäksi tapahtumissa voi olla tapahtumakohtaisia erityistarpeita, jotka eivät välttämättä osu mihinkään näistä moduuleista.

Yleis- ja ohjelmakuvaus

Yleis- ja ohjelmakuvauksen tavoitteena on

1. dokumentoida tapahtuman tunnelmaa ja sisältöä muistoksi tapahtuman osallistujille ja järjestäjille, sekä
2. tuottaa tapahtuman markkinoinnin ja viestinnän käyttöön edustavia, teknisesti onnistuneita ja taiteellisesti ansiokkaita kuvia.

Yleis- ja ohjelmakuvausta suorittavat yleiskuvaajat (Desucon: Desukuvaajat), joille tämä on ensisijainen työvoimatehtävä.

Yleis- ja ohjelmakuvaajille ei anneta työvuoroja, vaan heidän odotetaan kuvaavan tapahtumaa sekä käsittelevän ja julkaisevan kuviaan omaan tahtiinsa tapahtumaan osallistumisensa lomassa.

• normaalit toimitusaikavaatimukset

Studiokuvaus

Studiokuvauksen tavoitteena on tarjota osallistujille korkeatasoisia potretteja muistoksi tapahtumasta ja dokumentaatioksi asustaan. Lisäksi studiokuvaus palvelee cosplaykisojen järjestäjiä kilpailuihin liittyvissä kuvatarpeissa. Kuvausstudioita voi olla yksi tai useampia ja ne voivat olla jaettu esimerkiksi käyttötarkoituksen tai kohderyhmän mukaan. Tyypillinen jako vilkkaassa tapahtumassa on cosplaykisaajien ohjaaminen erilliselle kuvauspisteelle, ns. bäkkäristudioon, joka palvelee ainoastaan cosplaykisaajia heidän aikatauluunsa sopivin aukioloajoin.

Studiokuvausta suorittaa kuvauspistetiimi, joille studiokuvaus on ensisijainen työvoimatehtävä. Kuvauspistetiimiin kuuluu studiokuvaajia ja -ohjaajia. Studio-ohjaajien tehtävänä on avustaa kuvaajaa sekä kulloinkin kuvattavana olevaa henkilöä tarjoten tälle tarvittaessa omaa taiteellista näkemystään erityisesti hahmoon ja asuun sopivaa poseerausta koskevissa kysymyksissä. Studiokuvaaja ja -ohjaaja toimivat pääsääntöisesti työparina eli kussakin studiossa on jatkuvasti vuorossa sekä kuvaaja että ohjaaja.

• normaalit toimitusaikavaatimukset

Photoshootit

Photoshoottien tavoitteena on …

Toisin kuin yleis- ja ohjelmakuvaus sekä studiokuvaus, photoshoot-kuvaus ei pääsääntöisesti ole työvoimatehtävä josta kuvaaja sekä mahdollinen ohjaaja saisivat vapaaehtoistyövoiman edut. Sen sijaan photoshoot-kuvaajille ja näiden työpareina toimiville photoshoot-ohjaajille voidaan myöntää maksuttomaan sisäänpääsyyn oikeuttavia mediapasseja tapahtuman määräämissä rajoissa vastineeksi kävijöille tuottamistaan palveluista. Photoshoot-kuvaajat ja -kuvattavat sopivat keskenään kuvien toimituksesta ja julkaisusta, eivätkä Conikuvat.fi tai tapahtuma pääsääntöisesti edellytä näiden kuvien toimitusta keskitettyyn arkistoon. Keskeisenä vaatimuksena kuitenkin on, että palvelun on oltava osallistujalle maksuton – Conikuvat.fi ei välitä sellaisia photoshootteja, joista kuvaaja ottaa kuvattavalta maksun.

• photoshoot-kuvat poikkeus normaaleista toimitusaikavaatimuksista: kuvaaja ja kuvattava sopivat keskenään toimitusajoista eikä coni tai ckfi ota niihin kantaa

Ajallinen suunnitelma

Taulukossa olevat aikamääreet ovat tarkoituksella summittaisia. Tapahtumapohjaa tietylle tapahtumalle räätälöitäessä nämä aikataulutetaan päivämäärillä.

Valokuvauksen kulut

Yleiskuvaus

Yleiskuvauksesta ei normaalisti koidu muita kuluja kuin yleiskuvaajien normaalit työvoimakustannukset.

Studiokuvaus

• 1 auton bensat Tre–tapahtumapaikka–Tre tapahtuman normaalin km-korvauksen mukaan (esim. Desucon 0,15 €/km) sekä pysäköinti
  • peruste: kuvauspalvelun kaluston kuljetus (arvokasta, tilaa vievää, painavaa)
• studiossa/kuvauspalvelu ny imo odottaa "kuluvien osien välittömät huoltokulut" tjsp, joka nyt on yleensä kategoriaa kankaan pesu ja tämmöstä. käytännössä viittäkymppiä o vaikea ylittää mut tykkään et jää vähä se kuva että tossa on myös jotai kynnystä

+ normaalit työvoimakustannukset

Photoshoot-kuvaus

Photoshoot-kuvauksesta ei normaalisti koidu muita kuluja kuin photoshoot-kuvaajien mediapassit.

Tila-, tekniikka- ym. erityistarpeet

Kuvaajien työskentelytila

Rauhallinen työskentelytila kuvaajille on edellytys kuvien tehokkaaseen käsittelyyn tapahtuman aikana. Tila voi olla jaettu muiden sidosryhmien kanssa, kunhan näiden käyttötarkoitus tilalle on samankaltainen (rauhallinen työskentely) ja tilassa voi suhteellisen turvallisesti säilyttää tavaroita.

• Kuiva sisätila (normaali sisälämpötila)
• Tuoli ja n. 1m pöytätilaa per työpiste
  • Työpisteet voivat olla jaettuja, kunhan niitä on tarpeeksi.
• Sähkö
  • 2–3 pistorasiaa per työpiste eli reilusti jatkoroikkia (läppärin virtalähde, kännykän laturi, kameran laturi ym…)
  • Sähkönkulutus vähäistä ja huipputeho pieni (läppärien ja muun elektroniikan akkujen lataus)
• Internet-yhteys
  • Useimmilla kuvaajilla on käytössään 4G-yhteys, mutta kiinteä nopea nettiyhteys tapahtuman puolesta on plussaa.
  • Vähintään WLAN, osa kuvaajista pystyy hyödyntämään myös Ethernet-yhteyttä.
• Lukittavuus tai valvonta
  • Kuvaajat säilyttävät työskentelytilassaan arvokasta irtainta (läppärit, kamerat ym. varusteet)
  • Jos tila ei ole helposti lukittavissa, pyritään järjestämään niin, että kaikki tilan vakituiset käyttäjät tuntevat toisensa ulkonäöltä ja nimeltä.

Kuvauspiste

• Vähintään 8x3 metriä tilaa
• Seinä tai muu tausta, joka on mielenkiintoinen kuvaustaustana
  • Esimerkkejä Anikin kuva-arkistosta
  • Hätätilassa voidaan käyttää taustakangasta, mutta tätä pyritään välttämään jos vain suinkin mahdollista – taustakangasta vasten otetut kuvat näyttävät aina samalta, ja tylsältä
• Sähkö. Huomioi sulakkeet!
  • Studiosalamat eivät käytä kWh-määräisesti paljoa sähköä
  • Välähdyksen jälkeen latautuessaan ne ottavat kuitenkin sähköverkosta useiden kilowattien suuruisia hetkellisiä tehoja.
  • Näillä on joskus onnistuttu polttamaan vanhojen kiinteistöjen pieniä sulakkeita.
  • 16A sulake ("siivoussähkö") riittää varmasti koko studiolle.
  • Mielellään vähintään 2 pistorasiaa (ei kolmea salamaa samaan 2,35 kW jatkoroikkaan)

Nämä samat tarpeet koskevat soveltuvilta osin myös muita studioita kuin kävijöitä palvelevaa kuvauspistettä.

Viesti- ja palaverirungot

Tervetuloa valokuvaajaksi -viesti

Viestissä kerrottavat asiat:

• Sinut on valittu, tervetuloa
• Eri kuvaajaryhmien tehtävänkuva
• Aloituspalaverin ajankohta, kehotus osallistua
• Tietoja tapahtuman yleisistä työvoimajärjestelyistä saat yleisestä työvoimainfoviestistä, jonka lähettää työvoimavastaava
• Työvoimavastaavan ja valokuvausvastaavan yhteystiedot

Kuvaajien aloituspalaveri

Kuvaajien aloituspalaveri järjestetään rakennuspäivänä tai tapahtuman alkaessa. Aloituspalaveriin osallistuvat valokuvausvastaava ja kaikki yleis- ja studiokuvaajat. Lisäksi on suotavaa, että aloituspalaverissa mahdollisuuksien mukaan käyvät esittäytymässä työvoimavastaava sekä sosiaalisesta mediasta vastaava henkilö. Photoshoot-kuvaajat eivät osallistu aloituspalaveriin (oli mediapassia tai ei).

Palaverin tavoitteita:

1. Kuvaajat tutustuvat toisiinsa ja valokuvausvastaavaan ja tunnistavat nämä ulkonäöltä
2. Kuvaajilla on tarvitsemansa yhteystiedot (ainakin valokuvaus- ja työvoimavastaavien)
3. Kuvaajat tuntevat tapahtumapaikan ja työvoimajärjestelyt
4. Kuvaajat tietävät mitä heiltä odotetaan

Palaverirunko:

• Tervetuloa tapahtumaan
• Esittäytymiskierros – nimi, tehtävä, harrastuspohja
• Yleiset työvoimajärjestelyt
• Valokuvauksen tavoitteet ja periaatteet
• Valokuvien kattavuus (hyötybingo ym. kattavuuden johtamismenetelmät)
• Valokuvaajien työskentelytilat
• Kuvien julkaiseminen, käytettävät sosiaalisen median kanavat
• Kuvauspyynnöt ja -kiellot
• Yhteystietojen jakaminen ja tapahtuman aikainen kommunikaatio

Kuvaajien päätöspalaveri

• Kiitokset työpanoksesta
• Kuvien julkaisun tilanne, muistutus nopeasta käsittelystä
• Pyyntö antaa palautetta (suoraan valokuvausvastaavalle, valokuvausvastaavan toiminnasta tarvittaessa pääjärjestäjälle, anonyymisti työvoimakyselyn kautta)
• Muistutus Conikuvat.fi-yhteisössä toimimisesta ja viestintäkanavista sekä seuraavista tapahtumista