Tämä on Henkilötietolain 2. luvun 10 § mukainen rekisteriseloste Traconin tapahtumanhallintajärjestelmä Kompassin käyttäjärekisterille.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Tracon ry (yhdrek. nro. 194.820, sähköposti hallitus@tracon.fi).

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Santtu Pajukanta (sähköposti japsu@tracon.fi).

3. Rekisterin nimi

Tämä rekisteriseloste käsittelee Traconin tapahtumanhallintajärjestelmän käyttäjärekisteriä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

1. talkootyön koordinointi,
2. luento-ohjelman koordinointi sekä
3. lipunmyynti

järjestelmää käyttävissä tapahtumissa.

Järjestelmää käyttävä tapahtuma voi olla rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen järjestämä. Jos järjestäjänä on kolmas osapuoli, tämä on mainittu järjestelmän näkymien alatunnisteessa.

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä (säilytysaika 2 vuotta):

• sukunimi
• ensimmäinen etunimi
• vapaavalintainen käyttäjätunnus
• salasanan kryptografinen tarkiste
• vapaavalintainen nimimerkki
• syntymäaika
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• postiosoite

Kun rekisteröidyn tietoja käsitellään talkootyön koordinointitarkoituksessa, rekisteriin voidaan rekisteröidyn nimenomaisella ilmoituksella tallentaa seuraavat terveydentilaa käsittelevät tiedot, jotka tuhotaan välittömästi kun niiden tarve on poistunut:

• erikoisruokavalio

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteröidyn asioinnista järjestelmää käyttävän tapahtuman kanssa:

• rekisteröidyn työskentelyä tapahtumassa koskevat tiedot, kuten työvuorot (säilytysaika 5 vuotta)
• rekisteröidyn tilaushistoria tapahtumaan verkkokaupassa (säilytysaika 7 vuotta)
• rekisteröidyn tarjoamat ja pitämät ohjelmanumerot tapahtumassa (säilytetään pysyvästi)

Lisäksi web-palvelinohjelmisto kerää normaaleja lokitietoja sisältäen mm.

• käytön päivämäärän ja kellonajan,
• käytetyn selaimen,
• järjestelmän näkymät joissa on vierailtu, sekä
• IP-osoitteen

Järjestelmässä ei käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.

6. Säännönmukaiset tietojen lähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin

• rekisteröidyltä itseltään, tai
• järjestelmää käyttävän tapahtuman toimihenkilöltä (esim. työvuorot)

Rekisteröinnin perusteita ovat Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. momentin

• kohdan 1 mukainen suostumus (talkootyö, ohjelma),
• kohdan 5 mukainen asiakassuhde (lipunmyynti), sekä
• kohdan 5 mukainen palvelussuhteeseen verrattavissa oleva yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (talkootyö)

7. Säännönmukaiset tiedon luovutukset

Kun järjestelmää käyttävä tapahtuma on kolmannen osapuolen järjestämä, rekisteröidyn tiedot kyseisen tapahtuman osalta voidaan kokonaisuudessaan luovuttaa tapahtuman järjestäjälle.

Kun rekisteröidyn tietojen käsittelyn tarkoitus on puheohjelman koordinointi, seuraavat tiedot ovat julkisia:

• Ohjelmanumeron otsikko ja kuvaus
• Ohjelmanumeron järjestäjän nimi tai nimimerkki (rekisteröidyn valinnan mukaan)

8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteri sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee lukitussa tilassa.