Japsu kehittelee tällä sivulla tuotteistettua ns. Conikuvat.fi-tapahtuman mallia, joka on tarkoitettu valokuvausvastaavan työkaluksi tapahtuman valokuvauksen suunnittelussa ja järjestämisessä. Dokumentti toimii pohjana ns. vastaavasuunnitelmalle, jonka valokuvausvastaava esittää tapahtumalle sen tarpeisiin räätälöitynä. Dokumentin tavoitteena on tuotteistaa tapahtumavalokuvausta sellaiseen pisteeseen, että tapahtumavalokuvauksessa onnistuminen onnistuu vähemmällä työmäärällä ja stressillä ja kaikilla sidosryhmillä on toisiaan vastaavat odotukset.

Yleiset periaatteet

Kuvien nopea julkaisu

• osallistujien kiinnostus kuvia kohtaan on korkeimmillaan tapahtuman päättyessä ja laskee siitä nopeasti
• siksi on ensiarvoisen tärkeää, että suurin osa kuvista julkaistaan jo tapahtuman aikana tai mahdollisimman pian sen jälkeen
• tapahtuman on tarjottava kuvaajille mahdollisuus kuvien käsittelyyn tapahtumapaikalla
  • rauhallinen työskentelytila (normaali huoneenlämpö, sähkö, Internet-yhteys )
  • lainakoneita kuvankäsittelyyn esim. 1–2 kpl (lainattavissa coniläppäreiden ohella)
  • kuvankäsittely otetaan huomioon kokonaistyömäärässä ja aikataulutuksessa – pääsääntöisesti 1 h kuvausta vaatii 1 h käsittelyä

Tapahtuman osallistujien yksityisyyden kunnioittaminen

...

Yleis- ja ohjelmakuvaajille ei anneta työvuoroja, vaan heidän odotetaan kuvaavan tapahtumaa sekä käsittelevän ja julkaisevan kuviaan omaan tahtiinsa tapahtumaan osallistumisensa lomassa.

• normaalit toimitusaikavaatimukset

Studiokuvaus

Studiokuvauksen tavoitteena on tarjota osallistujille korkeatasoisia potretteja muistoksi tapahtumasta ja dokumentaatioksi asustaan. Lisäksi studiokuvaus palvelee cosplaykisojen järjestäjiä kilpailuihin liittyvissä kuvatarpeissa. Kuvausstudioita voi olla yksi tai useampia ja ne voivat olla jaettu esimerkiksi käyttötarkoituksen tai kohderyhmän mukaan. Tyypillinen jako vilkkaassa tapahtumassa on cosplaykisaajien ohjaaminen erilliselle kuvauspisteelle, ns. bäkkäristudioon, joka palvelee ainoastaan cosplaykisaajia heidän aikatauluunsa sopivin aukioloajoin.

Studiokuvausta suorittaa kuvauspistetiimi, joille studiokuvaus on ensisijainen työvoimatehtävä. Kuvauspistetiimiin kuuluu studiokuvaajia ja -ohjaajia. Studio-ohjaajien tehtävänä on avustaa kuvaajaa sekä kulloinkin kuvattavana olevaa henkilöä tarjoten tälle tarvittaessa omaa taiteellista näkemystään erityisesti hahmoon ja asuun sopivaa poseerausta koskevissa kysymyksissä. Studiokuvaaja ja -ohjaaja toimivat pääsääntöisesti työparina eli kussakin studiossa on jatkuvasti vuorossa sekä kuvaaja että ohjaaja.

• normaalit toimitusaikavaatimukset

Photoshootit

Photoshoottien tavoitteena on …

Toisin kuin yleis- ja ohjelmakuvaus sekä studiokuvaus, photoshoot-kuvaus ei pääsääntöisesti ole työvoimatehtävä josta kuvaaja sekä mahdollinen ohjaaja saisivat vapaaehtoistyövoiman edut. Sen sijaan photoshoot-kuvaajille ja näiden työpareina toimiville photoshoot-ohjaajille voidaan myöntää maksuttomaan sisäänpääsyyn oikeuttavia mediapasseja tapahtuman määräämissä rajoissa vastineeksi kävijöille tuottamistaan palveluista. Photoshoot-kuvaajat ja -kuvattavat sopivat keskenään kuvien toimituksesta ja julkaisusta, eivätkä Conikuvat.fi tai tapahtuma pääsääntöisesti edellytä näiden kuvien toimitusta keskitettyyn arkistoon. Keskeisenä vaatimuksena kuitenkin on, että palvelun on oltava osallistujalle maksuton – Conikuvat.fi ei välitä sellaisia photoshootteja, joista kuvaaja ottaa kuvattavalta maksun.

• photoshoot-kuvat poikkeus normaaleista toimitusaikavaatimuksista: kuvaaja ja kuvattava sopivat keskenään toimitusajoista eikä coni tai ckfi ota niihin kantaa

Ajallinen suunnitelma

Taulukossa olevat aikamääreet ovat tarkoituksella summittaisia. Tapahtumapohjaa tietylle tapahtumalle räätälöitäessä nämä aikataulutetaan päivämäärillä.

Palaverirungot

Kuvaajien aloituspalaveri

Kuvaajien aloituspalaveri järjestetään rakennuspäivänä tai tapahtuman alkaessa. Aloituspalaveriin osallistuvat valokuvausvastaava ja kaikki yleis- ja studiokuvaajat. Lisäksi on suotavaa, että aloituspalaverissa mahdollisuuksien mukaan käyvät esittäytymässä työvoimavastaava sekä sosiaalisesta mediasta vastaava henkilö. Photoshoot-kuvaajat eivät osallistu aloituspalaveriin (oli mediapassia tai ei).

Palaverin tavoitteita:

1. Kuvaajat tutustuvat toisiinsa ja valokuvausvastaavaan ja tunnistavat nämä ulkonäöltä
2. Kuvaajilla on tarvitsemansa yhteystiedot (ainakin valokuvaus- ja työvoimavastaavien)
3. Kuvaajat tuntevat tapahtumapaikan ja työvoimajärjestelyt
4. Kuvaajat tietävät mitä heiltä odotetaan

Palaverirunko:

• Tervetuloa tapahtumaan
• Esittäytymiskierros – nimi, tehtävä, harrastuspohja
• Yleiset työvoimajärjestelyt
• Valokuvauksen tavoitteet ja periaatteet
• Valokuvien kattavuus (hyötybingo ym. kattavuuden johtamismenetelmät)
• Valokuvaajien työskentelytilat
• Kuvien julkaiseminen, käytettävät sosiaalisen median kanavat
• Kuvauspyynnöt ja -kiellot
• Yhteystietojen jakaminen ja tapahtuman aikainen kommunikaatio

...

•  Aina kun kuvia julkaistaan, mainosta niitä tapahtuman sosiaalisessa mediassa

...

Kuvaajien päätöspalaveri

• Kiitokset työpanoksesta
• Kuvien julkaisun tilanne, muistutus nopeasta käsittelystä
• Pyyntö antaa palautetta (suoraan valokuvausvastaavalle, valokuvausvastaavan toiminnasta tarvittaessa pääjärjestäjälle, anonyymisti työvoimakyselyn kautta)
• Muistutus Conikuvat.fi-yhteisössä toimimisesta ja viestintäkanavista sekä seuraavista tapahtumista

...

•  Työvoimakysely

...

•  Varmista, että kaikki kuvaajat ovat julkaisseet kaikki kuvansa
•  Mainosta valokuvia tapahtuman sosiaalisessa mediassa
•  Sovi tehtävän jatkuvuudesta pääjärjestäjien kanssa

...