Tämä on Henkilötietolain 2. luvun 10 § mukainen rekisteriseloste Traconin tapahtumanhallintajärjestelmä Kompassin käyttäjärekisterille.
| Päivityspäivämäärä | Päivityksen tekijä | Päivityksen sisältö |
|---|---|---|
| 8. lokakuuta 2015 | Santtu Pajukanta | Muutettu kohta 8. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle tiukemmaksi. |
| 3. toukokuuta 2015 | Santtu Pajukanta | Muutettu järjestelmän nimi ajantasaiseksi (vanha nimi Turska, ajantasainen nimi Kompassi) |
| 4. maaliskuuta 2014 | Santtu Pajukanta | Rekisteriseloste laadittu |
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Tracon ry (yhdrek. nro. 194.820, sähköposti hallitus@tracon.fi).
2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Santtu Pajukanta (sähköposti japsu@tracon.fi).
3. Rekisterin nimi
Tämä rekisteriseloste käsittelee Traconin tapahtumanhallintajärjestelmän käyttäjärekisteriä.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- talkootyön koordinointi,
- luento-ohjelman koordinointi sekä
- lipunmyynti
järjestelmää käyttävissä tapahtumissa.
Järjestelmää käyttävä tapahtuma voi olla rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen järjestämä. Jos järjestäjänä on kolmas osapuoli, tämä on mainittu järjestelmän näkymien alatunnisteessa.
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä (säilytysaika 2 vuotta):
- sukunimi
- ensimmäinen etunimi
- vapaavalintainen käyttäjätunnus
- salasanan kryptografinen tarkiste
- vapaavalintainen nimimerkki
- syntymäaika
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- postiosoite
Kun rekisteröidyn tietoja käsitellään talkootyön koordinointitarkoituksessa, rekisteriin voidaan rekisteröidyn nimenomaisella ilmoituksella tallentaa seuraavat terveydentilaa käsittelevät tiedot, jotka tuhotaan välittömästi kun niiden tarve on poistunut:
- erikoisruokavalio
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteröidyn asioinnista järjestelmää käyttävän tapahtuman kanssa:
- rekisteröidyn työskentelyä tapahtumassa koskevat tiedot, kuten työvuorot (säilytysaika 5 vuotta)
- rekisteröidyn tilaushistoria tapahtumaan verkkokaupassa (säilytysaika 7 vuotta)
- rekisteröidyn tarjoamat ja pitämät ohjelmanumerot tapahtumassa (säilytetään pysyvästi)
Lisäksi web-palvelinohjelmisto kerää normaaleja lokitietoja sisältäen mm.
- käytön päivämäärän ja kellonajan,
- käytetyn selaimen,
- järjestelmän näkymät joissa on vierailtu, sekä
- IP-osoitteen
Järjestelmässä ei käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.
6. Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin
- rekisteröidyltä itseltään, tai
- järjestelmää käyttävän tapahtuman toimihenkilöltä (esim. työvuorot)
Rekisteröinnin perusteita ovat Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. momentin
- kohdan 1 mukainen suostumus (talkootyö, ohjelma),
- kohdan 5 mukainen asiakassuhde (lipunmyynti), sekä
- kohdan 5 mukainen palvelussuhteeseen verrattavissa oleva yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (talkootyö)
7. Säännönmukaiset tiedon luovutukset
Kun järjestelmää käyttävä tapahtuma on kolmannen osapuolen järjestämä, rekisteröidyn tiedot kyseisen tapahtuman osalta voidaan kokonaisuudessaan luovuttaa tapahtuman järjestäjälle.
Kun rekisteröidyn tietojen käsittelyn tarkoitus on puheohjelman koordinointi, seuraavat tiedot ovat julkisia:
- Ohjelmanumeron otsikko ja kuvaus
- Ohjelmanumeron järjestäjän nimi tai nimimerkki (rekisteröidyn valinnan mukaan)
8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteri sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee lukitussa tilassa.